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主計室
 
 
 
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經費動支及核銷

經費動支及核銷

  • 經費動支時需注意哪些事項?
    1.申請動支經費應查明有無預算,並於事前依規定程序填寫動支經費申請單或專案簽明事項,經核准後方得辦理。
    2.各項營繕工程暨採購財務案件,應依政府採購法及本校內部採購辦法辦理。凡能一次辦理者,不得化整為零分批辦理。
    3.屬共同供應契約之項目,應向共同供應契約之廠商購買。如有特殊原因自行採購,請填寫「不利用共同供應契約自行採購財務申請書」送總務處審查。
    4.校長或授權代簽人欄位各層主管請在授權範圍執行授權事項,不可以主管甲章核蓋。
    5.同一案件經費來源有一項以上,請填支出科目分攤表,並影印相關憑證辦理經費分攤。
  • 經費核銷時需注意哪些事項?
    1.收據、發票抬頭開立本校校名「國立高雄第一科技大學」。
    2.收銀機或計算機器開具之統一發票,應輸入本校之統一編號「87899966」,若未輸入統一編號,請營業人加註本校校名或統一編號後,加蓋統一發票專用章。若統一發票僅列日期、貨品代號、數量、金額者,應由經手人加註貨品名稱,並簽名;如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者,得免加註。
    3.支出憑證如有遺失或供其他用途者,應檢附與原本相符之影本,或其他可資證明之文件,由經手人註明無法提出原本之原因,並簽名。
    4.支出憑證及應檢附之影本或文件,如因特殊情形不能取得者,應由經手人開具支出證明單,書明不能取得原因,據以請款。
    5.經手人與驗收證明人不可為同一人。
    6.分期付款之收據,請附分期付款表,其訂有合約者,於第1次付款時檢送合約副本或抄本。
    7.非本國文憑證,經手人擇要譯註本國文。
    8.國外出具之支出憑證,如有不能完全符合本要點規定者,得依其慣例提出相關憑證,由申請人或經手人加註說明,並簽名。各機關向國外採購於網路完成交易,若無法取得前項國外出具之支出憑證,而獲有記載事項足資證明支付事實之電子憑證者,可由經手人列印該電子憑證並簽名,作為報支之憑證。
    9.無營利事業統一編號之收據,於收據上貼足印花(收據金額之千分之四)。
    10.演講費請註明演講之題目、時間、地點。
    11.鐘點費請註明時數及標準。
    12.稿費、審查費等請註明字數及標準。
    13.外聘專家學者交通費,請註明起訖地點。
    14.實付金額少於發票、收據、印領清冊金額時,於支出憑證黏存單金額前加註「實付」字樣,並由經辦人簽章。
    15.塗改處請核章。
    16.除零用金限額(含1萬元)以下之小額付款得由相關人員墊付外,其餘均應逕付受款人。
  • 辦理活動可否預借經費?
    辦理活動之各項支出由學校逕付受款人為原則,惟須當場支付之費用及零星支出,可以循行政程序簽奉核可後填寫借支申請單辦理借款,活動結束後15日內檢據核銷及餘款繳回。
  • 辦理業務可否自行墊付公款?

    1.依據內部審核處理準則第10點規定,零用金以外之支付方式以直接匯入受款人金融機構存款帳戶為原則。公庫法第16 條規定,各機關辦理各項支付,依規定簽發公庫支票或以存帳入戶方式,直接付與受款人。另行政院主計處87年8月31日台87處三字第7182號函規定,各機關對公款支付,除零用金外,應採劃撥轉帳方式處理。

    2.有關逾零用金限額(1萬元)之支付,除下列5種情形外,相關人員非經核准不得墊付:
    (1)國外論文發表費、研討會報名費及註冊費。
    (2)國外資料檢索費。
    (3)國外專家學者機票費。
    (4)向政府機關(構)採購案。
    (5)演講費、鐘點費、生活費等以收據核銷者。

    3.因特殊事由需先行墊付者,填寫墊付款申請表,教學單位及院級中心授權院長代決,行政單位及校級中心奉校長核可後辦理。

    (100年4月6日99學年度第15次行政會議通過)

  • 如何辦理經費分攤核銷?

    一次採購案,要由2個以上經費分攤支應時,製作1份經費動支申請單,送相關單位核章,核銷時,核准後之動支申請單正本、影印本及支出分攤表,全案一併送相關單位核章。黏存單及支出分攤表之份數與分攤經費的來源數目相同。惟經費全來自部門預算,製作1份支出分攤表即可。
    舉例:假設有A、B 兩項經費共同分攤一筆支出,A分攤金額較大(經費主要來源)。
    A經費︰全案結報單據之正本+支出分攤表正本
    B經費︰全案結報單據之影本+支出分攤表正本

  • 經常門年底結報及辦理資本門保留之期限?

    1.會計年度(1月1日至12月31日)結束前,各項經費之核銷,請於下列限期內送達會計室,逾期恕不受理,請各單位務必配合辦理。

    事項
     
    送達會計室期限 備註
    1月1日至12月20日期間發生事項(含全校共同性經費、各項獎補助款),經核准動支案。 12月20日前。

    1.各教學單位本年度節餘之經常門經費,可流用至明年度繼續使用。(99年11月10日99學年度第7次行政會議)
    2.本校自訂各項獎補助辦法之款項不轉入次年度繼續支用。

    12月21日至12月31日期間發生事項。 次年1月5日前(如逢假日往後順推1個工作日)。 必要時請親自送達,逾期無法支付時,請自行負責
    各項核准借支案。 12月20日前。

    檢據送達本室辦理核銷轉帳,或借款繳回。

    年終收入、費用調整事項。 次年1月5日。

    1.請總務處將本年度應收利息收入、其他應收款、軟體攤銷費、折舊費用等應計費用資料送達本室辦理入帳。
    2.對於應收而尚未實際收取之各類款項,請依「教育部及所屬各機關學校對應收未收款項之列帳與催繳及控管處理作業要點」辦理。

    本年度及以前年度之工程及設備等資本門採購案件,已發生契約責任或特殊原因未能於本年度結案,需辦理保留者。 次年1月5日前。

    請詳列工程計畫名稱及採購項目,敘明理由,並檢附有關契約證明文件影本(須有簽約日期、採購標的、合約金額、履約期限、簽約人等主要條文),俾報部辦理經費保留。

    委辦計畫、教育部等補助款。 依合約或規定期限內完成核銷及結案作業

    建教合作結餘款及管理費項下支應之經費支出,其原始憑證如屬本年度之統一發票或收據等,應請於本年度完成核銷程序。

     

 

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